Webtemp – Nyheitsbrev, August 2018

Hei hei!

Etter ein herleg ferie er det fint å komme inn i daglege rutinar att. Vonar din ferie også har vore fin!

Som mange av dykk har registrert, er det kome nokre endringar i Webtemp etter at det vart kjend at ny personvernlov, GDPR, vert gjeldande i norsk lov. Det nye regelverket legg meir ansvar på arbeidsgjevar når det kjem til handsaming av personopplysningar.

Ny fane i kandidat- og kundeportalportal

Både i kandidat- og kundeportal er det kome ei ny fane som heiter «Personvern».

Under fana «Personvern» finn du oversikt over korleis du eventuelt slettar kandidaten, kva informasjon som vert sletta, ei oppsummering av samtykke og samtykke historikk. Informasjon om samtykke finn du også som nøkkelinformasjon på både kandidat og kunde.

Etter implementering av endringar får kandidaten automatisk opp ei pop-up melding når dei loggar seg inn i portalen, der dei vert gjort merksam på at dei må ta stilling til samtykke om innhenting av personopplysningar, formålet og personvernserklæring.
I tillegg til at tilsette må gje sitt samtykke, har dei også mogelegheit for å be om at deira personopplysningar vert sletta. Det vert sendt eit varsel til kundekonsulent dersom kandidat ber om å få personopplysningar sletta. Ved ei slik henvending om sletting, slår du opp personen det gjeld. Redigerer med F3 og endrar status frå «Aktiv»/«Aktiv med lønnstakarnummer» til status «Avslutt og slett permanent». Lagre så endringa. Vær OBS på at det ikkje er mogeleg  å slette personar som har timelister. Det kan hende du er lovpålagt å behalda timelistene. For å slette personopplysningar då, må du manuelt fjerne desse.  Det som vert sletta av opplysningar når du nyttar deg av statusen «Avslutt og slett permanent» er alt av informasjon som kan direkte knyttast til personen. Personopplysningar, dokumenter, elektronisk CV, kommentarar og endringslogg.

Oversikt over kven som har gitt sitt samtykke kan du gjere med eit F8 søk som ligg under feltet kandidatar. Her kan du sortere på kven som har eller ikkje har gitt sitt samtykke. Lista kan du bruke som grunnlag for å ta kontakt med den aktuelle gruppa.

Oppmoding om å sende ut oppdragsbekrefting på e-post

Enkelte av våre medlemslag som har hatt tilsyn frå Arbeidstilsynet melder attende til oss at Arbeidstilsynet anser oppdragsbekrefting som viktig.  Vi anbefaler alle som ikkje sender ut ordrebekrefting til kandidat og kunde, til å starte med det. Ved oppretting av oppdrag sender du enkelt ut oppdragsbekrefting på e-post til både kandidat og kunde.

Standard ordrebekrefting som tilfredsstiller krava til ordrebekreftinga vert sendt som eit PDF vedlegg i e-posten til Kunde.

Kunde trykker på linken opplyst i e-posten for å stadfeste aksept av oppdrag. Det inneber samstundes at dei er inneforstått med og godtek  dei alminnelege kontraktsbestemmingar.

De fleste laga nyttar standard ordrebekreftinga som ligg i systemet, medan andre vel ein redigert variant med tilleggsinformasjon som er relevant for laget.

Vi oppmodar uansett alle om at de får både kunde og kandidat til å akseptere oppdrag ved å klikke på linken i e-posten.

Oversikt over oppdrag som er elektronisk signert finn du under fana Utleie og Avdelingens utleieoppdrag.

Utsending av e-post

Som eit ledd i implementering av nytt regelverk i Webtemp, er det lagt opp til at e-post vert sendt til både kundekontakt og tilsett via portal. Det vil seie at vedkommande må logge seg inn i portalen for å lese meldinga. Det vert sendt ein e-post frå systemet om at dei har fått ei ny melding i sin portal. E-posten inneheld ein link som tek dei til portalen, der dei loggar inn og meldinga vil visast i den elektroniske meldingsboksen. Det er endå mogleg å sende e-post direkte, som vanleg open e-post, og med vedlegg. Det er derfor særs viktig at ein ikkje sender personopplysingar i e-post som vert sendt som open e-post. Du kan endre standard oppsett for utsending av e-post manuelt om ynskjeleg, dette gjer du ved å klikke knappen «Sett som standard» når du har satt valet ditt for utsending. Vala for utsending ser du i den grå fana under «Send» knappen.

Nettregistrerte kandidatar

Kandidatar som sjølv registrerer seg på nett kan by på ei lita utfordring i systemet. Dei kandidatane som sjølve registrer seg på nett får status Nettregistrert. Det vert ikkje registrert personnummer i registreringsprosessen. Dei må ta kontakt med laget for å informere om personopplysingar. Vi finn dei derfor ikkje i systemet når vi søker på personnummer, med det resultatet at dei vert registrert på nytt, med to forskjellige statusar. Det er difor viktig å alltid søke opp kandidatar i Webtemp, for å sjå om dei ligg der frå før, før du eventuelt registrerer nye tilsette.

Til slutt vil vi be deg om ei teneste. Dersom du skulle bli kontakta av andre medlemslag som vurderer å ta Webtemp i bruk, set vi pris på at du framsnakkar Webtemp og har fokus på det positive. Sjølvsagt skal du dele dine erfaringar, både dei gode og det du synes er utfordrande. På den andre sida, om det er ting du ikkje er imponert over i Webtemp, eller ting du er direkte misfornøyd med, set vi pris på at du heller tek det direkte med oss? Vårt mål er å få alle våre medlemslag til å bruke Webtemp, og då må vi samarbeida om å gjera løysinga så god som råd?