Norske Landbrukstenester – Personvernerklæring
Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Norske Landbrukstenester samler inn og bruker personopplysninger.
Personvernerklæringen er oppdatert 15.06.2018.
1. Om den behandlingsansvarlige
Daglig leder har det daglige ansvaret for Norske Landbrukstenester sin behandling av personopplysninger.
Kontaktopplysninger:
Norske Landbrukstenester
Skålagato 36
5470 Rosendal
Tlf. – 907 39 937
E-post – frode.alfarnes@n-lt.no
2. Formålet med behandling av personopplysninger
Vi behandler personopplysninger av følgende grunner;
- Utføre våre rettslige forpliktelser som arbeidsgiver
- Oppfølging av forpliktelser mot medlemmer
- Oppfølging av kunder og leverandører
3. Rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger
Ansatte
Behandling av personopplysninger på ansatte er for å oppfylle rettslig forpliktelse i forbindelse med lønnsføring og rapportering til myndigheter etter krav.
Tillitsvalgte
Behandling av personopplysninger på tillitsvalgte er for å oppfylle rettslig forpliktelse i forbindelse med lønnsføring og rapportering til myndigheter etter krav.
Tidligere ansatte
Behandling av personopplysninger på tidligere ansatte er basert på interesseavveining. Vår berettigede interesse går foran den tidligere ansatte sin interesse basert på vårt behov for å kunne dokumentere personalforhold også etter at arbeidsforholdet er avsluttet.
Jobbsøkere
Behandling av personopplysninger på jobbsøkere er basert på interesseavveining. Vår berettigede interesse går foran jobbsøkers interesse basert på vårt behov for å bruke opplysninger for å vurdere søknader. Det er ikke mulig å vurdere søknader uten å behandle personopplysninger.
Medlemmer/eiere
Behandling av personopplysninger på medlemmer/eiere er basert på interesseavveining. Vår berettigede interesse går foran medlemmet sin interesse basert på de forpliktelser som vi har i forbindelse med medlemskap.
Kontaktperson hos kunde og leverandør
Behandling av personopplysninger på kontaktpersoner hos kunde og leverandør er basert på interesseavveining. Vår berettigede interesse går foran kontaktpersonen sin interesse basert på vårt behov for å følge opp tilbud, bestillinger og leveranser.
Privatkunder
Behandling av personopplysninger på privatkunder er basert på interesseavveining. Vår berettigede interesse går foran privatkunde sine interesser basert på vårt behov for å følge opp tilbud, bestillinger og leveranser.
Kurs-/konferansedeltagere
Behandling av personopplysninger på kurs-/konferansedeltagere er basert på samtykke. Ved påmelding må den enkelte kursdeltager samtykke i vår behandling av opplysningene som blir registrert.
4. Hvilke personopplysninger lagres
Ansatte
Ordinære personopplysninger som lønnsmottager. Oversikt over advarsler/disiplinærsaker, sykemeldinger, pårørende, pensjon, fagforeningsmedlemskap, medarbeidersamtaler og pålagte trekk.
Tillitsvalgte
Ordinære personopplysninger som lønnsmottager. Oversikt over sykemeldinger og pålagte trekk.
Tidligere ansatte
Navn, adresse, e-post, telefonnummer, yrke, nasjonalitet, ansattdato, sluttdato, arbeidsforhold, lønnsinformasjon, fraværsoversikt. Oversikt over advarsler/disiplinærsaker og medarbeidersamtaler.
Jobbsøkere
Navn, adresse, e-post, telefonnummer.
Medlemmer/eiere
Navn, adresse, e-post, telefonnummer, bankkontonummer, organisasjonsnummer.
Kontaktpersoner hos kunder og leverandør
Navn, e-post, telefonnummer, stilling, arbeidsgiver.
Privatkunder
Navn, adresse, e-post, telefonnummer, betalingsinformasjon/-historikk.
Kurs-/konferansedeltagere
Navn, adresse, e-post, telefonnummer, allergier.
5. Hvor hentes personopplysninger fra
For å oppfylle våre forpliktelser, levere tjenester og følge opp kontakt er vi avhengig av å samle inn informasjon, inkludert personopplysninger.
Opplysninger du selv gir oss
Som arbeidsgiver mottar vi informasjon som er nødvendig for å oppfylle vår forpliktelse i forbindelse med lønnsføring og rapportering til myndigheter.
Når du registrerer deg som jobbsøker mottar vi opplysninger som er nødvendig for å vurdere kvalifikasjoner med mer.
Som deltager på kurs i vår regi samler vi inn nødvendig informasjon for å gi deg et godt kurstilbud.
Kontaktinformasjon du oppgir som ansatt hos kunde eller leverandør.
Ved å fylle ut kontaktskjema på våre nettsider, eller sende oss e-post.
Opplysninger mottatt av andre
Din arbeidsgiver kan gi oss din kontaktinformasjon som en del av et kunde-/leverandørforhold.
Opplysninger som registreres automatisk
Ved bruk av vår nettside vil informasjon bli lagret automatisk i loggfiler. Dette er informasjon som for eksempel IP-adresse, hvilken nettleser som blir brukt, leverandør av bredbånd, operativsystem, dato og tid for besøk og i tillegg data om navigasjon. Vi bruker ikke noe av denne informasjonen, men den kan bli brukt av tredjepart som utvikler småprogram (widgets) som vi bruker for å gi en bedre opplevelse ved bruk av nettstedet.
6. Mottaker av personopplysninger
For medlemmer/kunder og leverandører bruker vi Webtemp som databehandler. Egen databehandleravtale er tegnet 19.06.2018.
Opplysninger om kurs-/konferansedeltagere blir videreformidlet til aktuelle hoteller, for å registrere overnatting med mer.
7. Oppbevaringsperiode for personopplysninger
Ansatte
Vi beholder som hovedregel alle opplysninger i hele ansettelsestiden. Ansatte kan be om at opplysninger blir slettet, og dette vil bli vurdert konkret i hvert tilfelle. Lovgivningen kan stille krav til lengre oppbevaringstid.
Tillitsvalgte
Vi beholder alle opplysninger så lenge den registrerte har verv hos oss. Den tillitsvalgte kan be om at opplysninger blir slettet, og dette vil bli vurdert konkret i hvert tilfelle. Lovgivningen kan stille krav til lengre oppbevaringstid.
Tidligere ansatte
De fleste opplysninger vil bli slettet etter ett år, men historikk som er av betydning for pliktig rapportering og vurdering av arbeidsforholdet vil bli tatt vare på i minst 5 år.
Jobbsøkere
Søknader på konkrete stillinger vil bli slettet når stilling er besatt. Åpne søknader vil bli lagret til de blir trukket tilbake.
Medlemmer/eiere
Vi skal slette opplysningene når medlem har sagt opp sitt medlemskap.
Vi kan likevel lagre opplysningene for en lengre periode hvis vi mener det kan bli nødvendig med dokumentasjon av den kontakten vi har hatt. Det kan gjelde for eksempel spørsmål om rettigheter eller forpliktelser i avtaleforholdet. Lovgivningen kan stille krav til lengre oppbevaringstid.
Kontaktpersoner hos medlemmer, kunder og leverandører
Vi skal slette opplysningene når vi blir kjent med at kontaktpersonen har sluttet eller når medlemmet, kunden eller leverandøren har utpekt en ny kontaktperson. Det samme gjelder når medlems-, kunde- eller leverandørforholdet er avsluttet.
Vi kan likevel lagre opplysningene for en lengre periode hvis vi mener det kan bli nødvendig med dokumentasjon av den kontakten vi har hatt. Det kan gjelde for eksempel spørsmål om rettigheter eller forpliktelser i avtaleforholdet. Lovgivningen kan stille krav til lengre oppbevaringstid.
Privatkunder
Vi skal slette opplysningene når kundeforholdet opphører.
Vi kan likevel lagre opplysningene for en lengre periode hvis vi mener det kan bli nødvendig med dokumentasjon av den kontakten vi har hatt. Det kan gjelde for eksempel spørsmål om rettigheter eller forpliktelser i avtaleforholdet. Lovgivningen kan stille krav til lengre oppbevaringstid.
Kurs-/konferansedeltagere
Vi skal slette opplysningene når hele prosessen ved avvikling av kurset er fullført, og senest innen 6 måneder.
8. Sletting av personopplysninger
Så lenge det eksisterer et ansettelsesforhold er vi lovpålagt til å ha registrert personopplysninger som er nødvendige for å utøve våre forpliktelser.
Du har krav på innsyn i de opplysninger som vi har lagret om deg og kan;
- Be om retting av opplysninger som er uriktige
- Be om sletting av opplysninger
- Be om begrensing i behandling av opplysninger
- Protestere mot at opplysninger blir behandlet
- Be om utlevering av opplysninger til deg selv eller andre
- Trekke tilbake eventuelle samtykker til behandling
- Klage til Datatilsynet på behandling av personopplysninger
9. Sikring av personopplysninger
Vi bruker hensiktsmessige sikkerhetstiltak for å beskytte personopplysninger som er under vår kontroll mot uautorisert tilgang, innhenting, bruk, videreformidling, avsløring, kopiering, modifisering eller avhending.
10. Informasjon via e-post og SMS
Dersom du er ansatt eller tillitsvalgt i en av våre medlemslag, eller har et aktivt kundeforhold til oss, kan vi sende deg markedsføring via e-post eller andre elektroniske kommunikasjonsmetoder. Dette i henhold til markedsføringsloven § 15. Dette vil gjelde nyhetsbrev og annen informasjon fra oss.
Dersom du ikke er tilknyttet via et medlemslag eller har et aktivt kundeforhold vil vi bare sende denne typen markedsføring etter samtykke.
Avmelding kan gjøres via avmeldingsfunksjon i den elektroniske kommunikasjonen.
